LA DENUNCIA INTERNA EN LA EMPRESA COMO HERRAMIENTA ÚTIL PARA EVITAR IRREGULADIDADES Y OBTENER SOLUCIONES
Un gran número de problemas internos de una empresa, causados por fraudes o irregularidades (o problemas entre trabajadores), surgen en un ambiente predispuesto a la falta de principios de ética y cierta permisividad por la falta de medidas de control de un efectivo programa de respeto a la legalidad (o programa de Compliance).
Desarrollar una política empresarial, que se sustente en la integridad y la gestión responsable, contribuye a generar beneficios para todo tipo de empresas.
Para evitar estos ilícitos o conflictos internos, es necesario que los directivos de una empresa se comprometan y trabajen a fin de coordinar la implementación de estas políticas y promover una cultura ética para evitar fraudes y irregularidades, e incluso, sirva de alternativa a la vía judicial como método de resolución de conflictos.
Una vez dicho lo anterior, podemos definir que una denuncia interna es una herramienta implementada 18o canal de comunicación implementado en la estructura de una empresa con el objetivo de evitar fraudes e irregularidades, y velar por la transparencia y las buenas prácticas corporativas.
El Parlamento Europeo, en fecha 26 de noviembre de 2019, publicó una nueva Directiva por la cual se establece que, las empresas con 50 o más trabajadores, están obligadas a implementar un canal de denuncias interno en la empresa, y las entidades públicas pertenecientes a ciudades o núcleos con una población superior a 10.000 habitantes.
El Parlamento Europeo fijó como fecha límite para que esta medida sea implantada el 21 de diciembre de 2021, pero los Estados miembros tienen de plazo hasta el 17-12-2021 para la trasposición de la Directiva. Esto conllevaría que el plazo quedaría ampliado hasta el 17-12-2023 para empresas del sector privado con un número de trabajadores de 50 a 249.
Se pretende que los canales de denuncia se conviertan en una herramienta que contribuya a las buenas prácticas empresariales y a evitar todo tipo de fraudes, abusos e irregularidades, razón por la que, las compañías afectadas trabajen en la implementación de un software que reúna todos los requisitos exigidos.
El fin o meta a alcanzar es que cualquier empleado que lo desee, haga uso del canal siguiendo los procedimientos establecidos por la empresa, para denunciar un fraude o abuso, y poner solución de un modo interno, sirviendo de alternativa a la vía judicial como método de resolución de conflictos.
Documentación que se debe aportar en una denuncia interna.
Para que la denuncia tenga mayor fundamento, se deberá aportar necesariamente una serie de documentación adjunta:
- Documento escrito con nombre, apellidos, Documento Nacional de Identidad y un medio de contacto para facilitar la comunicación con él cuando se le requiera: teléfono, correo electrónico, etc.
- Exposición detallada y precisa de los hechos a denunciar así como los argumentos legales que amparen la propia denuncia con el objetivo de facilitar su investigación.
- Nombre u otra información de carácter laboral a fin de identificar a la persona o contra la que se dirige la denuncia.
- Documentos, evidencias y pruebas de las infracciones cometidas que sustenten la denuncia presentada y desarrollada por escrito.
Modelo de denuncia interna confidencial.
A LA DIRECCIÓN DE LA EMPRESA O DEPARTAMENTO RESPONSABLE DE LA GESTIÓN DEL CANAL DE DENUNCIAS
(NOMBRE DEL DENUNCIANTE),…………………………… con DNI ____________, con domicilio a efectos de notificación en _______________________ CP. _______ y teléfono y fax de contacto ______________, en calidad de ___________________________________________ ante el RESPONSABLE INTERNO DE ATENCIÓN DE DENUNCIAS , DIGO:
Que mediante el presente escrito formulo DENUNCIA contra ___________________________, a fin de que, se realice la correspondiente Investigación y por la misma sean atendidas las razones que se dirán, y se elabore el preceptivo informe, en base a los siguientes:
HECHOS
PRIMERO.- Que (Nombre)…………………………….., presta sus servicios en la empresa ____________desde el ____________, con la categoría profesional de ___________ , siendo las funciones que realiza ………….(hacer constar la descripción del puesto de trabajo).
SEGUNDO.- Que desde………………, (RELATO CRONOLÓGICO DE HECHOS: desde cuándo ocurre, quiénes han estado implicados, origen del conflicto, etc.)
APORTAR PRUEBA DOCUMENTAL DE CADA HECHO SI SE TUVIERA
En su virtud,
SOLICITO AL DEPARTAMENTO RESPONSABLE DE LA GESTIÓN DEL CANAL DE DENUNCIAS: Que, teniendo por presentado este escrito, con su copia, se sirva admitirlo, dar traslado del mismo a la dirección de la empresa y en su vista tener por formulada DENUNCIA contra __________________ a fin de que, tras los trámites oportunos, se investiguen los hechos expuestos, y por la misma, tras la comprobación de los hechos que se relatan y una vez se realicen las diligencias que se estimen oportunas, se tomen las medidas adecuadas.
Fecha y firma del denunciante.
¿Quién recibe las denuncias emitidas en el canal?
Los responsables que recibirán las denuncias presentadas serán aquellas por los propios directivos de la empresa para llevar el control de este canal; que con frecuencia son empleados del departamento de Recursos Humanos.
Tanto si la denuncia es aceptada a trámite como si es rechazada, se deberá comunicar al interesado/a con la mayor brevedad posible.
¿Quién tendrá acceso a los datos facilitados por el denunciante?
Los datos que el denunciante aporte, bien como medio de prueba de los hechos denunciados o como resultado de investigación interna del caso, serán tratados únicamente por la persona o personas responsables designados por la empresa para el canal de denuncias y por los profesionales implicados en la resolución del conflicto, (abogados internos, externos o cualquier otra figura necesaria para el procesamiento judicial pertinente).
Además, conforme a la Ley Orgánica de Protección de Datos, los datos personales del denunciante deben ser eliminados del sistema, en el plazo que la empresa determine y no superior al máximo legal establecido (tres meses) Por la indudable importancia que tiene para los usuarios, tras la publicación de la Directiva (UE) 2019/1937, los usuarios de los canales de denuncias deben ostentan protección ante posibles represalias por parte de los directivos o empleados denunciados, constituyendo cualquier represalia en vulneración de su Art. 24.1 C.E.
Nos leemos en el próximo post.
Autor: Eduardo Augusto Villena Motilla.
Director de la firma Albalegal Abogados y letrado especializado en el derecho de las nuevas tecnologías, comercio electrónico, propiedad intelectual y protección de datos.
